¿Estás entrando en crisis porque tenés que armar un evento o una fiesta desde cero?

¡Tranquila!

A todos –salvo a los organizadores de eventos- nos pasa que cuando tenemos que organizar un evento o una fiesta nos sentimos en un limbo y no sabemos por dónde empezar…

¿Ahora te encontrás así? ¡Calma! La mejor forma de hacer algo grande es ir un paso a la vez. La clave para que el gran día esté todo bajo control es una buena planificación previa.

En este artículo te damos una guía base sobre los pilares que sí o sí tenés que analizar y tener en cuenta para lograr la fiesta que tenés en mente -como están interrelacionados, lo ideal sería que los puedas pensar en conjunto para evitarte inconvenientes o gastos imprevistos.-

Fecha: ¿Cuándo va a ser?

Por lo general, la fecha del evento se establece por dos razones: por cercanía a lo que se festeja (día de cumpleaños, por ejemplo) o por disponibilidad. Esto es lo primero a definir, porque si empezamos mal desde acá, lo arrastramos a muchas otras decisiones.

La fecha condiciona la fiesta.

•Considerá el clima: si hace mucho frío vas a tener que elegir un espacio cerrado grande, por lo que quizá ya descartes pequeños salones o espacios. Esto va a influir directamente también en el servicio de catering que ofrezcas; por ejemplo, hay comidas que pueden servirse de pie, pero si hace 0º de sensación térmica… ¡Ni hambre van a tener!

•Otro factor es el horario: contemplá si querés que el atardecer forme parte del evento, si querés aprovechar la luz del sol o si preferís que sea durante la noche, ya que estos momentos del día cambian en las diferentes estaciones del año.

Extra: no te olvides de chequear feriados, fines de semana largos y eventos que pueden alterar la asistencia de los invitados, como elecciones o eventos deportivos importantes.

Presupuesto: ¿Cuánto puedo gastar?

En esta instancia es esencial que seas sincero con vos mismo. ¿Cuánto puedo/quiero destinar al evento? Se recomienda que siempre, a la hora de dividir los gastos para cada servicio y componente del evento, se contemple dentro del presupuesto máximo un monto extra para inconvenientes o imprevistos. Una vez que sepas cuánto podés gastar en total, te conviene dividir ese monto en los distintos componentes que van a conformar el evento o la fiesta.

Los porcentajes que te dejamos a continuación son estimativos, pero, en líneas generales, el gasto se divide así:

•Salón: 15% del presupuesto. En algunos casos, podés conseguir mejor precio si contratás, por ejemplo, el servicio de catering del lugar. ¡Atención! Tené cuidado con las restricciones de servicios y horarios a la hora de reservar.

•Comida: suele ser uno de los porcentajes más altos (35%). Sin embargo, si tu presupuesto es ajustado, se puede reducir bastante su costo.

•Bebida: se estima un 20%, aunque depende de si contratás un servicio de catering completo, o tenés que llevar, por ejemplo, las bebidas alcohólicas por tu cuenta.

•Decoración y entretenimiento: entre un 15-20% tendrás que dedicarlo a la decoración (que también puede reducirse el costo con el famoso 'Do It Yourself') y al entretenimiento: cotillón, show de baile/luces, animación, cantante o grupo musical, disc jockey (puede estar incluido o no con el salón) etc.

•Extras: se aconseja apartar un 10% del presupuesto para eventuales gastos no previstos.

Características: ¿Cómo quiero que sea?

Para llevar a la realidad el evento o la fiesta que deseamos, es súper útil definir qué tipo de reunión necesitamos o queremos; y para eso, podés empezar a pensar si tiene que ser formal o informal. Esta decisión abre dos grandes ramas. Si tiene que ser formal, como por ejemplo un evento corporativo o empresarial, ya sabemos que las personas van a tener un dress-code elegante, por lo que la ambientación tendría que estar en la misma línea, así como los shows de entretenimiento. En cambio, si la fiesta corre por la informalidad, se puede incluso jugar con diferentes códigos de vestimenta: disfraces, temáticas (playa-pijamas-colores) y acudir al DIY para hacer ambientación acorde. Recordá que, si elegís una fiesta temática, ¡coincida con el clima!

El tipo de evento te va a servir, también, para definir el espacio. Si estás planeando un evento elegante o tranquilo, lo más probable es que te convenga un salón o ambiente donde entren varias mesas para sentarse; pero si buscás diversión y baile, fíjate bien que, además de que puedan comer tranquilos, el lugar que elijas tenga una pista de baile bien amplia para que todos puedan disfrutar.

Una vez que tengas estos pilares definidos, escritos en papel o en un documento de Word para no olvidarte nada… podés empezar a buscar lugar y a planificar y elegir los otros elementos que van a hacer de tu evento, ¡algo único!

Nuestro consejo es que empieces paso a paso. Si te organizás y aprovechás el tiempo, ¡te va a resultar mucho más fácil de lo que creías! Con elegir bien a los invitados, aprovechar el presupuesto y poner en práctica la creatividad…

Va a salir todo genial.

¿Cuál de estos pilares creés que te va a costar más definir?

Contanos en los comentarios, y ¡mentes a la obra!

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